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祁县人民政府公文发文办理流程详解
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各乡（镇）人民政府、城区管委会、经济开发区管委会，县直各有关单位：
为进一步促进公文办理的科学化和规范化，提高服务质量和行政效率，集中精力抓大事、议大事、办大事，根据《国家行政机关公文处理办法》和《祁县人民政府工作规则》，经县政府同意，特拟定祁县人民政府公文发文办理流程，发文办理包括起草送审、审核提交、审定签发、编号缮印、监印存档、分发立卷等程序。现将有关事项释解如下：
一、起草送审
公文的起草，一般是“谁主管，谁拟稿”。起草文件应当由主办部门主要负责人请示分管副县长后起草拟定，加注副县长意见后到政府办文秘组领取发文卡，涉及相关部门协调配合的主办部门应事先征求各部门书面意见并留存提交。主办部门在调查研究和充分论证的基础上汇总修订，由主要负责人亲自把关后（应当加注“同意送审”字样），经部门分管领导送政府办资料组进入发文审核程序。
二、审核提交
“送审稿”在提交政府办主任、分管副县长前，一般公文要经过“三审”程序，涉及规范性文件进入“再审”程序，确实保证公文质量。
（一)初审意见
起草文件由主办部门分管领导送审，不熟悉公文起草内容、目的、意图，不能不敢承担修改提议的送审人员一律不予接待受理。“送审稿”存在人名、地名、时间、数字、错别字、引文、段落、文字表达等基本事实不清的，标点、符号标注错误以及公文内容观点不明，条理不清，内容不实，表述混乱的一律退回主办单位重新修订，原则上3日内不再接待受理。初审工作由副县长助理受理，初审需确定“送审稿”是否可以进入发文程序；内容是否符合党的路线、方针、政策和上级相关精神；涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；所提措施和办法是否切实可行。副县长助理应同送审分管领导认真沟通处置，遇到分歧应及时征求主办部门主要负责人意见，仍无法沟通的必要时应上报分管副县长确定。
（二）文秘组意见
“送审稿”经副县长助理初审签字后送文秘组审核。文秘组受理后应在审查内容的同时重点审查公文格式是否符合公文发文标准要求，公文文种格式是否使用正确，汉字、标点符号的用法是否符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法是否符合国家主管部门的规定等。
（三）分管副主任意见
“送审稿”经文秘组修订完善后经文秘负责人签字送分管副主任综合审查。分管副主任就文件整体进行通盘审核，确定公文紧急程度、是否公开，审查无误后提交政府办主任审签。如审定为规范性文件转法制办进入规范性文件发文合法性审查程序，经法制办审查后转回分管副主任签字后定稿提交。
(四）法制办意见
“送审稿”确定为规范性文件需经法制办进行合法性审查，主办部门送审文件的同时需提交单位正式文件的起草说明，内容包括：起草文件名称、目的、依据、意义及文件主要内容等，并报送制定依据的法律法规、上级文件。法制办对规范性文件统一登记、编号（规范性文件编号）。审查完结后转送分管副主任审核。
三、审定签发
经“三审”提交的“送审稿”为初定稿。初定稿经政府办主任再次审核确认后签字按照发文程序报副县长、县长签发。原则上由文秘组报送分管副县长审定，办公室文件由副县长签发。政府文件经副县长审定签字后，原则上由文秘组送县长签发。经县长、副县长签发的文件为正式公文定稿。
四、编号缮印
公文定稿后送办公室内务组登记统一编号，确定发文字号、分送单位和印制份数后转交主管部门缮印，同时留存定稿并保存电子文本（涉及规范性文件的应做标注）。主管部门缮印公文应当认真仔细，对已定稿的文件不得做任何修改。印刷的纸张要干净整洁，印刷效果需清楚明晰，保证公文缮印质量。政府办自行发文的文件由文秘组缮印，起草科室积极配合。
五、监印存档
缮印好的正式文件送办公室内务组，由内务组监印人加盖公章。监印人要将印制的文件和留存的定稿进行最后比对，确认无异后监督加盖公章，加盖公章要严格遵守公文制定规范，印章应准确、清晰。公文在盖章后为正本，办公室内务组应将发文卡及公文正本留存（一式四份），涉及规范性文件的正本应同时送法制办和人大办备案（一式二份）。
六、分发立卷
公文正本分发原则上应该由主办部门负责发放，确需政府办公室发放的应经分管副主任同意批准。正本分发应详细记录分放时间、领取人员。公文正本应该建档立卷，公文登记本、发放登记本应保存3-5年。
本公文发文办理流程自印发之日起施行，请各乡（镇）人民政府、城区管委会、经济开发区管委会，县直各有关单位遵照以上程序办理公文行文手续。
注：缮印，指的是把校对并修正好的校样，通过油印机，或印刷机或打印机印制成规范的正式的文件。
祁县人民政府办公室
2015年4月23日
(发布时间：2015-5-20)
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